חשבתם כבר על מקום, סגרתם תאריך נוח, הזמנתם קייטרינג, הכנתם מצגת, הזמנתם את האורחים, קניתם בגדים אתם מוכנים!
כמעט.... נשאר עוד דבר אחד חשוב, רבים נוטים להשאיר את לוח הזמנים של האירוע כמשהו שנקבע ברגע האחרון או שהלו"ז בכלל נשאר פתוח.
תשומת לב ללו"ז של האירוע הינה הכרחית וחשובה באירועים ולדוגמה כמה בעיות נפוצות בלוחות זמנים של אירוע:
- חלק נכבד מהאורחים באים בהסעה מאורגנת והלוז חורג מזמני ההסעות, כך שלרוב הם מחכים לשאר האורחים בתחילת האירוע, רעבים וחסרי מעש ובסופו הולכים עוד בטרם הקינוחים "יוצאים".
- ריבוי של ילדים באירוע [במיוחד בר מצווה ובת מצווה] ושעות האירוע מאוחרות מדי כשלמחרת יום לימודים, רובם הולכים לפני תום האירוע. או לחלופין אוכלוסיה גדולה של מבוגרים שנוהגים להגיע מוקדם וללכת מוקדם.
- מתכננים מצגת או הופעה או הרצאה עוד לפני שהאורחים מספיקים להגיע או לחלופין מספיקים לאכול כולם כך שיש רעש והפרעות של אנשים במהלך המצגת בדרך לבופה או בכניסה לאולם.
- משקיעים במצגת ארוכה מאוד אך לא דואגים להפסקה באמצע ואנשים קמים לשירותים או לבופה במהלך המצגת.
- "מורחים" את הלו"ז כך שאנשים נעלמים עוד לפני שהסתיימה התוכנית ולפני המנה האחרונה.
- רבים מאמינים שהאורחים יגיעו בשעה שהוזמנו ["המשפחה שלנו דייקנית כולם יגיעו בזמן"] כשלמעשה אין הדבר אפשרי לרוב האנשים שתלויים בבייביסיטר או בתנועה בכבדה בכבישים, וההגעה של רוב האורחים היא בטווח של 45 דקות מהשעה הרשומה על ההזמנה.
- מספר רב של נואמים אחד אחרי השני בלי הפסקה מורידה את רמת הריכוז ואנשים מתחילים להסתובב באולם ולפגוע ברגשות הנואמים.
- רבים מוסיפים תוכנית אומנותית כלשהי לאירוע במיוחד בבר ובת מצווה אך גם באירועים אחרים. לעיתים מדובר במשהו שמתאים כמעט לכולם לדוגמה הופעת זמר או שירה בציבור, אך ולעיתים מדובר בתוכנית שמעניית רק מעטים כגון סדנת הפעלה לילדים [ליצן, פיסול, אפייה וכו'], להושיב את כל האורחים כולל המבוגרים לחכות לתום התוכנית מהסוג השני מבריחה את חלקם ומתישה את האחרים.
ועוד...
אז כיצד לבנות לוח זמנים נכון?
* יש לבחון היטב את סוג האוכלוסיה המוזמנת , לכל אוכלוסייה יש את הצרכים שלה ולהתאים את מבנה האירוע לאוכלוסיה לדוגמה אירוע משפחתי כגון יום הולדת 80 לסבתא יש הרבה נכדים והרבה תינוקות [רצוי ליצור פינה נוחה להנקה] , מומלץ לרווח את לוח הזמנים עם הפסקות קטנות – להתחיל מוקדם יותר בסביבות 18:00 בערב ולא ב- 20:00 .
* תחילת התוכנית תחל 45 דקות מהשעה שקבעתם על ההזמנה.
* מומלץ לאפשר לאנשים לאכול ולשבוע [לצורך כך המינימום הנדרש הם 40 דקות לפחות לאוכל] ורק אחר כך להתחיל בתוכנית.
* אם יש גם ריקודים, גם מצגת, גם נאומים וגם תוכנית אומנותית לקצר את כולם לזמן מינימלי , לתת לנואמים זמן קצוב לכל נאום, לקצר את המצגת ולתמצת אותה, את הריקודים להשאיר לסוף האירוע או לחלק ל- 2 חלקים [לדוגמה: נאום, מצגת, 20 דקות ריקודים, תוכנית אומנותית, נאום , ריקודים ]
* אם יש תוכנית אומנותית שמיועדת רק לילדים , להזמין את הילדים לשעה לפני המבוגרים שייהנו מהתוכנית מבלי להפריע לשאר לוז האירוע.
* חלק מהמרצים המוזמנים לתת הרצאת אורח באירוע שלכם דורשים שקט מוחלט בזמן ההרצאה, אפשרו זאת בתנאי שיתאפשרו הפסקות קצרות [לפחות 2] וקצרו את זמן ההרצאה ללא יותר מ- 45 דקות.
* הזמנתם הסעות לאורחים וודאו שהנהג יוצא בזמן שלא יעכבו אותו לחכות לנוסע אחד כך שכולם מחכים באוטובוס שעה ומגיעים עצבנים לאירוע. כמו כן וודאו שזמני ההסעות תואמים להגעה כרבע שעה אחרי השעה שכולם הוזמנו והיציאה 20 דקות לפחות לאחר הזמן שתוכננו הקינוחים.
* חשוב מאוד לעדכן את הקייטרינג בלו"ז האירוע ותאום מלא , רצוי בפקס של זמן הגשת האוכל והקינוחים, שימרו על לוז זה בהקפדה ואם ביצעתם בו שינויים עדכנו את הקייטרינג על כך הזמן. שינויים במהלך האירוע של הלוז דורשים זמן התארגנות של הקייטרינג עדכנו מראש ולא באותו הרגע שבוצע השינוי. לדוגמה ההחלטה להוציא מנות אחרונות מוקדם יותר דורשת פינוי השולחנות מהצלחות של המנות העיקריות, ארגון הבופה והוצאת הקינוחים אם תודיעו על כך בטווח קצר מדי לא יספיק הקייטרינג להתארגן.
*הגיעו מוקדם לאירוע, לא ביחד עם האורחים כך שתספיקו לבדוק את האולם, לשוחח עם הדי.גי., מנהל האירוע של הקייטרינג לשתות משהו ולהתפנות בלב שלם ובנוחות לאורחים.
זכרו אירוע מושלם נבנה מעשרות פרטים קטנים וחשובים, אל תזניחו פרט זה.
בהצלחה
נפגש בשמחות
קייטרינג שיפון
